Продолжаем разбираться в правилах формирования системы коммуникации внутри проекта.

  1. Определите требования к коммуникации

Крупные и серьезные проекты нуждаются в организации коммуникативных процессов внутри собственной структуры на соответствующем высоком уровне. Многие авторитетные эксперты и бизнесмены считают, что налаживание коммуникации — это самая важная работа менеджера проекта.

  1. Ответьте на 5 ключевых вопросов

С кем конкретно нужно настроить коммуникацию? Правильный выбор цели — это уже половина успеха.

Что именно нужно сообщить? Не стоит распыляться и утомлять собеседника. Давайте тот объем информации, который аудитория усвоит без особых усилий. И всегда помните о конкретизации!

Когда об этом следует сообщить? Среди прочего, необходимо следить за графиком общения. Вовремя и структурировано поступающая информация увеличивает вероятность максимального донесения посыла.

Какие каналы и способы сообщения вы выбираете? Если в команде задействовано много людей, необходимо решить вопросы коммуникации на индивидуальном и командном уровнях. Выбирайте для коммуникации такие платформы, где будет максимально комфортно каждому сотруднику.

Почему коммуникация важна? Коллектив вашей команды должен понимать ценность налаженной коммуникации, чтобы иметь высокую мотивацию для её сохранения.

  1. Учитывайте факторы окружающей среды предприятия

Многие процессы управления коммуникациями тесно связаны с факторами окружающей среды предприятия. Учитывайте свой репутационный фон, характер бизнес-партнеров, особенности аудитории. Всё это должно влиять на организацию широкой системы коммуникации.

  1. Определите активы организационного процесса

Активы организационного процесса влияют на то, как менеджер, команда проекта и все заинтересованные стороны будут общаться в рамках будущего рабочего процесса. Эти принципы должны быть понятными и доступными для всех участников коммуникации.

О правилах и запретах внутри управления коммуникациями читайте в нашем предыдущем тексте: graystone.com.ua/что-можно-и-чего-нельзя-в-управлении-ко/